Teorisyen Henri Fayol’a göre işletmelerde ‘yönetim faaliyetleri’ en önemli süreçtir. Bu sürecin içinde birçok bölüm vardır, içlerinden biri de yetki devri, yani ‘delegasyon’dur. Her liderin ve yöneticinin mutlaka delegesyon yani yetki devri yapması istenir ama başarılı olmak da o kadar kolay değildir.
Yöneticilerin en çok zorlandığı konudur ‘delegasyon’ (yetki devri). Hem liderlik gelişim eğitimlerimde hem de yönetim danışmanlığı/koçluğu yaptığım zamanlarda, bu eylemin başarılı bir şekilde gerçekleştirilemediğine birçok kez şahit oldum.
Neden yapılamadığına irdelediğimde karşıma 4 engel çıkar. Bunlar;
-
Çalışanına güvenememe
-
Bilgisinin ve tecrübesinin azlığı
-
Kendisi kadar mükemmel yapılmayacağına inanma
-
Çalışanın hata yapabilme olasılığı ve yöneticisine karşı zor durumda kalacağı endişesi
Yukarıda ifade edilen nedenlerin hepsi, o yöneticiyle ilgili olduğunu genellikle ihmal ederler.
4 Engele Odaklanmak
Çalışanına güvenememe; yönetici neden güvenmediğine odaklanmıyor. Eğer güven mekanizması oluşturulacaksa, eksik olanın tespiti yöneticinin sorumluluğundadır. Doğru kişiyle çalışıp çalışmadığını tekrar değerlendirmelidir. Eğer doğru kişi olduğundan eminse, gerekli sorumlulukları vermeli ve sonuçlarını gözlemlemelidir. Bu davranış modeli oluşan güvensizlik durumunu ortadan kaldıracaktır.
Bilgisinin ve tecrübesinin azlığı; eğer çalışanın bilgisi yetersizse, eksik olan bilgilerin sağlanması sorumluluğu ilgili yöneticiye aittir. Ancak, sadece bilgi vermek yeterli değildir; çalışanın öğrenme alışkanlığını geliştirmek de gereklidir. Bu alışkanlığın oluşturulması zaman alabilir, bu yüzden yöneticinin sürekli destek sağlaması önemlidir. Bu süreç sonunda çalışanın tecrübesi artacak ve delegasyona hazır hale gelecektir.
Kendisi kadar mükemmel yapılamayacağına inanması; her yönetici kendi deneyimlerinin yeterli olduğunu düşünme eğilimindedir. Fakat, iyi bir yönetici bu bilgi ve deneyimleri ekibine aktarabilen kişidir. Eğer yeterince aktarılmazsa, yönetici mükemmel kalmaya devam edebilir, ancak çalışanlar bundan yararlanamazlar. Eğitimlerimde belirttiğim gibi; iyi bir liderin temel ilkesi EĞİT-ÖĞRET-YÖNET felsefesi olmalıdır.
Çalışanın hata yapabilme olasılığı ve yöneticisine karşı zor durumda kalacağı durumu; yöneticilerin en çok endişe duyduğu bir durum gibi gözüküyor. Eğer bir iş ya da rapor yöneticiden gelmişse, genellikle bu işin mükemmel bir şekilde tamamlanmasını bekleriz. Bu talep oldukça doğaldır. Yönetici bu işi kendisi de yapabilir. Ancak, bir üst yönetici kendisinden biraz fazla iş talep ederse, kendini zor durumda hissedebilir. Hatta iş yükü çok fazla ise ve yönetici yetiştiremeyeceğini düşünüyorsa, bu durumu bir üst yöneticisine iletebilir, hatta iş yükünün fazla olduğunu bile söyleyebilir. Burada dikkate alınması gereken en önemli konu, çalışanın kendi kaynaklarını doğru bir şekilde kullanıp kullanmadığıdır. Elbette bazı işler, görevi gereği doğrudan yönetici tarafından yapılmalıdır. Ekibinin yapabileceği işleri doğru bir şekilde delege etmek ise oldukça önemlidir. Eğer bazı işler delege edilmiyorsa, yönetici kendisini doğru bir şekilde kullanmıyor ve verimsiz olduğu düşünülebilir.
Unutulmamalıdır ki; delege edilen bütün işlerin takip ve kontrolü ilgili yöneticiye aittir. Önemli olan işin inisiyatif kullanma kısmının delege edilen kişiye verilmesidir. Bu davranış çalışanın gelişimine kesinlikle katkı sağlayacaktır.
Yöneticinin Delegesyon İçin Dikkat Etmesi Gerekenler
Yönetici verimli çalışmayı öncelik haline getirdiyse mutlaka delegasyon (yetki devri) yapabilmeli. Yetkisini devreden yönetici sorumluluğunu devredemez. Çalışanına verdiği işin son kontrolü kendisindedir. Eksik ya da hata varsa bunu düzeltme görevi yöneticiye aittir. Bu davranışı yukarıda ifade etmeye çalıştığım yetki devrinin önündeki engelleri de kaldıracaktır.
Başarılı bir yönetici, etkili bir delegasyon sistemi oluşturmalıdır. Bu sistem hem yönetici hem de ekibi için verimli bir çalışma ortamı sağlayacaktır. Ayrıca, çalışanların duygusal bağını olumlu yönde etkileyerek aidiyet duygusunu da artırabilir.
Lider yöneticiler işleri delege etmekten asla çekinmemelidir.
‘’Yapabileceğin en akıllıca şey, her şeyi kendin yapmaya çalışmamak, doğru insanlara doğru işleri yapmaları için yetki vermek. John C. Maxwell’’
